ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ЗДРАВООХРАНЕНИИ

Лекция № 15

План:

1.     Понятие «планирование».

2.     Стратегическое планирование.

3.     Текущее планирование.

4.     Планирование деятельности сестринского и младшего медицин­ского персонала на оперативном уровне.

5.     Распределение рабочего времени главных и старших медсестёр.

6.     Основы делопроизводства (акт, докладная записка, объяснительные записки, справки).

7.     Перечень основной документации, номенклатура дел для старшей медицинской сестры.

Планирование

Планирование – это одна из основных функций управления, на которой базируются другие управленческие функции.

Планирование как функцию управления предложил впервые Анри Файоль, представитель классической школы.

Это комплекс работ по ана­лизу ситуаций и факторов внешней среды: прогнозированию, оптимиза­ции и оценке альтернативных вариантов достижения целей; выбору наи­лучшего варианта плана. Это формирование и выбор политики и страте­гии организации.

Планирование позволяет оптимизировать работу, сделать её более целенаправленной и продуктивной.

По уровням планирование делят на:

·       стратегическое;

·       текущее.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование – это процесс отбора целей организации, определение стратегии, а также разработка программ и процедур для их выполнения.

Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех долгосрочных и краткосрочных решений, связанных с развитием совершенствования деятельности ЛПУ таких, как:

-      заболеваемость, смертность обслуживаемого населения, основные показатели деятельности ЛПУ;

-      пути реформирования здравоохранения, а также данного ЛПУ;

-      задачи, поставленные перед ЛПУ вышестоящими органами здравоохранения; поиск новых источников финансирования и т.д.

К элементам стратегического планирования в области качества медицинской помощи относятся:

·       отслеживание тенденций, изменения потребностей, предпочтений потребителя;

·       установления оптимальных целей в области качества;

·       создание и внедрение системы объективных методов измерения качества;

·       планирование процессов, способствующих достижению целей в области качества.

На этой основе определяются цели.

Совместно с главным врачом главная медицинская сестра определяет долгосрочные и краткосрочные цели развития сестринского дела в ЛПУ и на этой основе осуществляет стратегическое планирование развития сестринского дела в ЛПУ.

Затем на тактическом уровне управления главная медсестра осуществляет организацию выполнения планов. Планы на тактическом уровне рассчитаны на более короткий промежуток времени (год и менее), чем на стратегическом уровне.

Важно понимать, что результаты реализации долгосрочных стратегических планов могут быть заметны только через несколько лет, результаты управления на тактическом уровне, как правило, видны очень быстро и легко соотносятся с усилиями и конкретными действиями главной медсестры, т.е. руководителя тактического уровня.

Текущее планирование

Текущее планирование – включает планы на предстоящий год.

Планы работы:

·       основные – годовые, квартальные, месячные, ежедневные;

·       дополнительные – повышение классификации, аттестация, сертификация, периодических осмотров лиц, работающих во вредных условиях труда, план контроля работы медперсонала, перечень отчетности и прочее;

·       регламент – перечень повседневных работ, по дням недели, по неделям месяца (на 1-2 месяца), участие в различных мероприятиях.

Перед составлением годового плана необходимо провести подготовительную работу:

1.    анализ выполнения плана за предыдущий год;

2.    анализ основных недостатков, ошибок, упущений в работе;

3.    продумать пути недопущения их в будущем;

4.    учесть задачи, стоящие перед учреждением на планируемый год;

5.    сформулировать задачи вашего уровня.

Для этого необходимо ответить на вопросы:

·       Где мы находимся в настоящее время?

·       Куда мы хотим двигаться?

·       Как собираемся делать это?

Планирование деятельности

сестринского и младшего медицин­ского персонала

на оперативном уровне

Планы старших медицинских сестер по организации своей дея­тельности и деятельности сестринского и младшего медицинского персонала отделений должны быть частью планов работы соответ­ствующих отделений.

Важно сформулировать основные задачи работы стар­ших медицинских сестер на предстоящий год.

 В планах на год следует отразить только те мероприятия, которые выпол­няются сверх повседневной деятельности работников, указываются сроки выполнения и ответственные. Обычно определяют не более 5—7 задач.

 К ним можно отнести:

1.    внедрение новых прогрессивных форм организации работы сестринского и младшего медицинского персонала отделений, направ­ленных на повышение качества сестринской помощи пациентам и об­легчение труда персонала;

2.    мероприятия по повышению квалификации сестринского персонала (списки лиц, которых намечается в следующем году направить в училища повышения квалификации, на аттестацию и сертификацию и др.);

3.    оснащение отделения необходимым оборудова­нием, позволяющим повысить эффективность труда сестринского и младшего медицинского персонала;

4.    организация занятий по повы­шению квалификации сестринского и младшего медицинского персо­нала непосредственно в отделении (изучение должностных инструкций, санитарно-эпидемиологических правил, инструкций по охране труда, технике безопасности и противопожарным мероприятиям и т. д.);

5.    про­ведение диспансеризации сестринского и младшего медицинского пер­сонала, мероприятий по охране их здоровья и т. д.

Планы работы старших медицинских сестер составляются на предстоящий год за 1—2 месяца до его начала, утверждаются заведующим отделением и главной медицинской сестрой ЛПУ и доводятся до сведения всего сестринского и младшего медицинского персонала отделения.

На основе годовых планов старшие медицинские сестры составляют квартальные, а в некоторых ЛПУ и месячные планы.

 По окончании того или иного периода, указанного в плане (год, квартал, месяц), старшая медицинская сестра должна подготовить краткую справку о выполнении плана, которая прикладывается к плану за отчетный период.

Для изучения эффективности работы старших медицинских сес­тер крайне важно, систематически анализировать не толь­ко выполнение намечаемых планами мероприятий, но и причины их невыполнения. Этот анализ, с учетом показателей работы отделений, позволяет провести самооценку эффективности своей работы.

Особое значение для повышения эффективности работы стар­ших медицинских сестер и рационального использования их рабо­чего времени важно составлять  ежедневные планы, в которых по часам, а при возможности и по мину­там расписаны все дела и намечаемые мероприятия на предстоящий рабочий день.

Для более эффективного управления своим рабочим временем и самим собой, проводились  исследования о распределении руководителями лечебных учреждений рабочего времени.

В зависимости от занимаемой должности (главная медицинская сестра лечебного учреждения или старшая медицинская сестра подразделения) предлагается примерное распределение рабочего времени в процентах.

Распределение рабочего времени в % у главных  медицинских сестер

Распределение рабочего времени в % у старших  медицинских сестер

Четко организованное планирование позволяет значительно увеличить объем выполняемой работы, повысить её эффективность.

Основы делопроизводства

Главным и старшим медицинским сестрам ЛПУ в рамках управленческой деятельности приходится работать со многими документами, готовить проекты различных положений, приказов, докладные записки, акты, письма и т.д. Поэтому очень важно знать правила оформления различных видов документов.

Старшим медицинским сёстрам наиболее часто приходится составлять акты, докладные записки, объяснительные записки, информационные справки и справки личного характера.

АКТ

Акт – это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные или факты или события. Акты составляются при обследованиях, ревизиях, инвентаризации, передаче материальных ценностей, передаче дел при смене должностей и т.д.

Акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты:

наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание для его издания, состав комиссии, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок начинается с предлога «о» или «об» и формулируется  с помощью отглагольного существительного: «О приеме-передаче дел…», «Об уничтожении …»

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть, выводы.

Во введении должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для проведения проверки. В ней указываются название вида документа, автор, дота, регистрационный индекс, заголовок.

Например: «Основание  - приказ главного врача от 24.09.09. № 163 «О передаче должности…»

В вводной части перечисляют фамилии (в именительном падеже) и должности лиц, составляющих акт (их приводят в алфавитном порядке в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). Если должностные лица, составляющие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.  Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствующие» пишутся с прописной буквы.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, её цели и задачи, сущность установленных фактов, методы которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатают с абзаца, они тоже могут состоять их нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении (структурные подразделения) или  адресатах, которыми он направлен.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено).

Подписи располагаются в той же последовательности, что и вводной части, но без указания должностей, указываются только роль должностного лица в комиссии.

Например:

Председатель комиссии      (личная подпись)        Инициалы, фамилия

Члены комиссии                   (личная подпись)        Инициалы, фамилия

Акт подписывают все члены комиссии. Если член комиссии имеет замечания к содержанию акта и не согласен с выводами комиссии, он обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения.

Процедура утверждения может быть выполнена единолично руководителем или решением какого-либо органа.

Гриф утверждения в таком случае включает наименование должности руководителя, его личную подпись, инициалы и фамилию, дату.

Например:                                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                                              Главный врач МУЗ ГДБ

                                                                                                                                                        (подпись) Л.Р.Лавренчук

 23.03.07

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Это основной вид документа, который используется для документирования внутренних связей учреждения, переписки между руководителем и работникам управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определённое решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях и методах выполнения работы.

Отчётные докладные записки информируют о завершении работы или её этапа, а также о выполнении указаний, распоряжений.

Докладная записка, предназначенная для использования внутри организации, пишется на обычной бумаге и имеет следующие реквизиты:

кому адресовано,  сведения об авторе, как правило начинаются с названия структурного подразделения,  название документа, дата его составления, подпись. В состав реквизита «подпись» входят наименование должности лица, его личная подпись, инициала и фамилия.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые сотрудниками учреждения по указанию руководителей в связи с возникающими в процессе трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступками и др.

Оформляется объяснительная записка по тем же правилам, что и докладная. Текст содержит разъяснения должностного лица по конкретной ситуации.

Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух разновидностей: служебные и личные.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Составление справок применяется и внутри учреждения по запросу руководителя.

Текст информационной справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справка должна иметь реквизиты:

наименование организации, наименование вида документа, регистрационный индекс, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок существенное значение имеют сведения об организации – авторе документа. Их отсутствие или искажение лишает справку юридической силы. В заголовочной части справки размещают сведения об организации-авторе. Они указываются в точном соответствии с официальным названием организации, закреплённым в ее учредительных документах.

Справки подлежат обязательной регистрации и должны содержать индекс (номер), который размещается в заголовочной части документа.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).

Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и др. Типовой состав информации при оформлении справок личного характера позволяет использовать трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на компьютере.

В тексте таких справок обязательно указывается наименование организации, в которую представляется справка.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др.

При этом в справке должна быть ссылка на документ-основание, подтверждающий соответствующие факты.

Например: при выдаче справки о занимаемой должности основанием будет приказ (с указанием даты и номера) о принятии сотрудника на работу (или переведении на занимаемую должность). Заканчивать такие справки следует выражением «по настоящее время».

Проставление печати на справках обязательно и должно соответствовать общим правилам: оттиск печати захватывает часть наименования должности и подписи лица, выдавшего справку.

Докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Не менее важно ведение и размещение документации сестрой организатором.

Рациональное и удобное размещение документации значительно сокращает время на поиск необходимых документов.

 Предлагаю Вашему вниманию перечень основной документации для старших медицинских сестёр.

ПЕРЕЧЕНЬ

основной документации, номенклатура дел

для старших медицинских сестёр

1.    Должностные инструкции.

1.1.                   Должностные инструкции старшей медсестры на все категории среднего и младшего медицинского персонала, работающего в отделении.

1.2.                    Приказы регламентирующие деятельность среднего мед. персонала.

2.    Паспорт старшей медицинской сестры.

2.1.                    Характеристика отделения.

2.2.                    Коллективный договор.

2.3.                    Коечный фонд отделения на год.

2.4.                    Штатное расписание.

2.5.                    График отпусков сотрудников.

2.6.                    График проведения периодических мед. осмотров.

2.7.                    Разряды оплаты труда единой тарифной сетки по должностям.

2.8.                    План беседы с поступающими на работу.

2.9.                    План работы отделения.

2.10.              План работы ст. медсестры на год.

2.11.              Регламент работы ст. медсестры на неделю.

2.12.              Отчёт о работе за прошедший год.

2.13.              План повышения квалификации.

2.14.              План занятий с младшим и средним мед. персоналом.

2.15.              План работы резерва ст. мед. сестры.

2.16.              План проведения аттестации и сертификации.

2.17.              План работы с молодыми специалистами.

2.18.              Список наставников отделения.

3.    Материалы о деятельности сестринского персонала отделений.

3.1.                    Список сотрудников отделения, с указанием их возраста, даты рождения, домашний адрес, адрес образовательного учреждения, которое они закончили, места и времени повышения квалификации, наличия аттестационного стажа, категории, сертификата, служебного и домашнего телефона.

3.2.                    Медико-технологические протоколы сестринских манипуляций или стандартов деятельности медицинских сестёр, разрешенных в практической работе приказом главного врача ЛПУ.

4.    Папка работы с аптекой.

4.1.                    Формуляр.

4.2.                    Допуск к наркотикам.

4.3.                    Список термолабильных препаратов.

4.4.                    Список высших и разовых доз.

5.    Папки.

5.1.                    Инструкции по применению дез. средств.

5.2.                    Инструкции по технике безопасности.

5.3.                    Приказы по ЛПУ.

5.4.                    Занятия по ГО.

6.    Журналы.

6.1.                    Учёт наркотических и психотропных лекарственных средств.

6.2.                    Учёт ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств.

6.3.                    Учёт спирта.

6.4.                    Учёт перевязочного материала.

6.5.                    Работа с кадрами.

6.6.                    Прохождение мед. осмотров.

6.7.                    Осмотры на гнойничковые заболевания.

6.8.                    Учёт осложнений у пациентов полученных по вине средних         мед. работников.

Знание основ делопроизводства и использование его в деятельности позволит эффективнее использовать рабочее время.